(趣旨)

第1条　この要領は、邑智郡総合事務組合個人情報保護条例施行規則(平成27年邑智郡総合事務組合規則第2号。以下「規則」という。)第5条第2項に規定する個人情報取扱事務の取扱いに関して、適正な取扱いを確保するため、邑智郡総合事務組合個人情報保護条例(平成27年邑智郡総合事務組合条例第3号。以下「条例」という。)、規則、その他別に定めるもののほか、この要領によるものとする。

(定義)

第2条　この要領で使用する用語の意義は、条例又は規則で使用する用語の例による。

(登録を要する事務)

第3条　次に掲げるもの又は類する個人情報を検索できる形で記録されている又は記録する公文書を使用する事務を登録する。

(登録を要しない事務)

第4条　次に掲げるもの又は類する公文書(他の公文書があるときを除く。)を使用する事務は、登録を必要としない。

(主管部署及び所管部署)

第5条　主管部署とは、個人情報取扱事務を主管し、当該事務の登録の手続を行う課、室等をいう。

(登録事務の単位)

第6条　個人情報取扱事務は、個人情報の収集、利用又は提供を取り扱う事務であって、当該個人情報を取り扱う目的が明確にできる単位とする。(個人情報を取り扱う目的が異なるときは、事務を分割して登録することも必要である。)この場合において、当該個人情報を取り扱う一連の処理の流れを中心に一つの事務として構成し登録する。

(登録の依頼)

第7条　個人情報取扱事務の登録を行う主管部署の長(以下「登録主管部署の長」という。)は、当該事務を新たに開始するときは、個人情報取扱事務登録簿(規則様式第1号。以下「登録簿」という。)を作成し、個人情報取扱事務登録届(様式1)に当該登録簿その他必要に応じて当該事務の概要を記載した資料、様式類等を添付して、情報公開の事務を主管する課又は室の長(以下「情報公開部署の長」という。)に登録の依頼を行う。

(登録事項の変更の依頼)

第8条　登録主管部署の長は、既に登録されている事項を変更するときは、変更後の登録簿を作成し、個人情報取扱事務登録事項変更届(様式2)に当該登録簿その他必要に応じて当該事務の概要を記載した資料、様式類等を添付して、情報公開部署の長に登録事項の変更の依頼を行う。

(登録の抹消の依頼)

第9条　登録主管部署の長は、個人情報取扱事務を廃止し、当該事務に係る保有個人情報を廃棄し、又は保存期間満了により当該事務に係る保有個人情報を保有しなくなったときは、遅滞なく、個人情報取扱事務廃止届(様式3)を提出し、情報公開部署の長に登録の抹消の依頼を行う。(個人情報取扱事務の廃止の依頼をするときは、制度等の廃止、かつ保有個人情報の保存期限が到来し、当該保有個人情報を処分した後とする。)

(登録完了の事務)

第10条　登録主管部署の長は、情報公開部署の長から個人情報取扱事務の登録若しくは登録事項の変更又は個人情報取扱事務の抹消の手続が完了した旨の通知を受けたときは、個人情報の適切な運用を図るため、次に掲げる事務を行う。

(目的外利用の連絡)

第11条　保有個人情報を目的外利用する登録主管部署の長は、当該目的外利用する個人情報を収集する事務を登録した部署の長に対し、当該目的外利用の目的、根拠、項目及びその他必要事項について連絡する。この場合において、当該連絡を受けた部署の長は、当該目的外利用する個人情報を収集する事務を登録した登録簿に当該目的外利用の実施を明記する。

(登録、登録事項の変更及び抹消)

第12条　情報公開部署の長は、登録主管部署の長から個人情報取扱事務の登録若しくは登録事項の変更又は当該個人情報取扱事務の抹消の依頼があったときは、以下に掲げる事務を処理する。この場合において、電磁的記録を用いた登録簿及び索引簿を備え、これを管理する。

(縦覧)

第13条　情報公開部署の長は、登録簿を一般の縦覧に供するものとする。

(登録主管部署の決定)

第14条　情報公開部署の長は、個人情報取扱事務を登録すべき登録主管部署に該当するかどうかについて照会があったときは、関係部署と協議及び調整の上、決定する。

(管理者との調整)

第15条　情報公開部署の長は、個人情報取扱事務の登録及び登録事項の変更について、管理者から意見が述べられたときは、当該個人情報取扱事務に係る関係部署と協議及び調整を行う。