(1)　官報、公報、新聞、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの

(2)　施設又は機関において住民の利用に供することを目的として管理されているもの

(1)　収受文書　事務組合に送達された文書について、一定の手続きに従って収受されたもの

(2)　保存文書　完結文書で、総務課指定の書庫において整理し、保存しているもの

(3)　保管文書　完結文書で、会計年度(以下「年度」という。)中に主務課において整理し保管しているもの

(4)　完結文書　決裁文書で、一定の手続に従って施行され、かつ、事案の処理が完結したもの

(5)　借覧　書庫(課)外に文書を持ち出して見ること。

(6)　閲覧　書庫(課)内で文書を見ること。

(7)　課等　邑智郡総合事務組合事務局課設置条例(平成6年邑智郡町村総合事務組合条例第4号)第1条に規定する課等

(8)　課長等　前号に規定する課等の長をいう。

(1)　文書受付簿(様式第1号)　年度又は暦年

(2)　文書発信簿(様式第2号)　年度又は暦年

(3)　指令文書収受簿(様式第3号)　年度

(4)　例規番号簿(様式第4号)　暦年

(5)　郵便物、宅配物等収受簿(様式第5号)　年度

(6)　料金後納郵便物差出票(様式第6号)　年度

(7)　郵券処理簿(様式第7号)　年度

(8)　文書保存整理表(様式第8号)　年度又は暦年

(9)　文書保存整理表(契約書用)(様式第8号)　年度又は暦年

(10)　文書等引継書(様式第9号)　年度又は暦年

(11)　文書保存目録(様式第10号)　年度又は暦年

(1)　配布先の明確な文書等は、閉封のまま各課等に配布すること。

(2)　管理者、副管理者及び事務組合あての文書等並びに表示のみによっては配布先の明確でない文書等は、これを開封し、あて先を確認した上で各課等に配布する。

(3)　親展文書及び書留郵便物等は、郵便物、宅配物等収受簿(様式第5号)に記入した後各課に配布し、その受領印をとること。

(1)　通知書、案内書その他これに類する軽易な文書

(2)　定例的な申告書、届出書、願書、申請書その他これに類する文書

(3)　官報、県報、新聞、冊子その他これに類する印刷物

(1)　返戻日等の事項を控え、返戻文書の処理方法を早期に検討する。

(2)　返戻文書の処理方法が、再送付、公示送達等決まった時は、処理内容を明記したものを添えて、主管課長の確認を受けなければならない。

(1)　複数の課等に関連すると認められるものは、最も関係の深いと思われる課等に配布すること。

(2)　異例又は重要と認められるもの及び所属が明らかでないものは、上席職員の指示を受けて処理すること。

(1)　軽易な事案であって、すぐ処理できるもの

(2)　別に処理形式について規定のあるもの

(1)　緊急文書付箋欄には、緊急を要する場合に色付付箋紙を貼り、他の起案用紙と区分すること。

(2)　簿冊番号欄には、文書分類表に基づく付記名を記入すること。

(3)　起案の欄には、起案した日を記入すること。

(4)　決裁の欄には、管理者決裁又は専決の完了した日を記入すること。

(5)　施行の欄には、文書を発送、交付又は施行完了した日付を記入すること。

(6)　起案者の欄には、起案者の所属、職名及び氏名を記入し、個人印を押すこと。

(7)　記号番号の欄には、第22条に規定する別表2の記号表示及び文書番号を記入すること。

(8)　発送の欄には文書の発送又は交付が必要な場合、発送した者の個人印を押すこと。

(9)　公印の欄には、公印が必要な場合、総務課長の承認を得た者が押印すること。

(10)　他の課への機密を要する場合又は外部への機密を要する場合、それぞれ該当箇所へ○をすること。

(11)　当該起案にかかる発送文書がある場合は、当該文書の発送方法を該当箇所へ○をすること。

(12)　添付物がある場合は、添付する当該文書の種類名等を記入すること。

(13)　施行注意の欄には、施行に伴う注意事項を記入すること。その他、当該起案の決裁後において議会、条例、規則、予算、契約、交付、通知、回答等、別に処理する予定がある場合はその処理を記入しておく。

(14)　文書の性質欄には、起案の性質に該当する種別へ○をする。該当する種別の表示がない場合は、余白を設け当該種別を記入し○をすること。

(15)　決裁の欄には、回議者がそれぞれの個人印を押すこと。専決者の押印の場合は専決者印を押印すること。また、役職名の表示がない場合は、役職の相当職の余白に職名を書込み押印すること。

(16)　合議の欄には、合議先の課等の職名を記入すること。

(17)　標題の欄には、起案内容が一見して分かるように、簡潔に表現したものを付けること。

(18)　回議又は合議において意見等がある場合は、起案文末尾等に黒色又は青色のペンで記載し印を押すこと。また、訂正するときは、朱書きにて処理をすること。

(1)　起案文書には、起案理由、関係規定及びその他参考事項を記述し、かつ、関係書類を添付すること。ただし、定例又は軽易な事件については、これを省略することができる。

(2)　庁内文書には、原則として役職名を用い、氏名、敬語等は省略すること。

(3)　機密文書は、持ち回り又は封筒に入れる等他見に触れない処置をすること。

(4)　文書の起案が1枚以上にわたるときは、次ページ又は裏面として記載する。

(1)　関係係員に回議の上、決裁者に提出すること。

(2)　他の課等に関係があるものは、主管課長等に回議した後、他の課等に合議すること。ただし、職員において専決できる場合は、専決権者の決裁の前に関係課に合議するのを原則とする。

(1)　発送文書に付す文書番号は、発信番号簿に付した一連番号を順次使用するものとする。

(2)　事務組合以外に対して発送する場合

(3)　指令書の番号

(1)　庁内文書

(2)　案内状及び会議の通知文書

(3)　祝辞、弔辞及びその他これに類する文書

(4)　前号に掲げるもののほか軽易な文書

(1)　条例、規則、訓令及び告示は、総務課が管理する例規番号簿により、その他の文書は、各課備付けの文書受付簿、文書発信簿によりそれぞれ処理すること。

(2)　発送する文書には、課名等記号及び文書番号を第22条の規定により記入すること。

(3)　公印を要する文書は、総務課長の許可を得て公印使用簿により処理すること。

(1)　各課等は、文書等の発送については、住所、あて名、郵便番号及び差出課等・係名を明記すること。

(2)　各課等は、書留郵便物及び速達郵便物等はその旨を表示しなければならない。

(3)　小包物は、各課等で包装すること。

(4)　料金後納郵便扱いとなる文書等は、料金後納郵便のゴム印を押すこと。

(5)　郵便物の種類、特殊取扱いの種類、量目及び数量を確認の上、料金後納郵便物差出票により処理し、郵便局に送達すること。

(6)　前号のほか、急を要する場合は、この限りでない。郵券を貼って発送するものについては、郵券処理簿に記入しておくこと。

(1)　第1種　永年

(2)　第2種　10年

(3)　第3種　5年

(4)　第4種　3年

(5)　第5種　1年

(1)　年度による文書は年度ごとに、暦年による文書は暦年ごとに保存年限別に仕分けし、かつ、分類項目別に区分して整理すること。

(2)　文書保存書庫に収納すること。

(3)　文書量の都合により、2年度又は2年以上にわたる分を同一の簿冊に収納するときは、区分紙を差し入れ、年度又は年の区分を明らかにしておくこと。

(4)　簿冊の表には、分類項目名、年度又は年、廃棄予定年度、文書名、主管課名等その他必要な事項を記入すること。

(5)　年度又は年を越えて処理した文書は、その事案が完結した年度又は年の文書として区分すること。

(6)　相互に極めて密接な関係のある2以上の完結文書は1件として整理すること。この場合において、保存年限を異にするものについては、長期のものにより、分類項目を異にするものについては主たる文書の分類項目により整理すること。

(7)　簿冊の厚さの限度は、原則8センチメートルとすること。

(8)　文書は、別に定める文書分類表に従い、検索しやすいよう編冊すること。

(9)　表紙に分類項目名、年度又は年、廃棄予定年度、文書名、主管課名等その他必要事項を記入し、検出に必要な整備を行うこと。

(10)　1冊にし難いときは、枝番号を付けて分冊すること。

(11)　簿冊の表紙は、別に定める。

(12)　第1種、第2種、第3種及び第4種の簿冊には、それぞれ文書保存整理表を付けること。

(1)　非常持出書類その他重要書類を搬出保護すること。

(2)　金庫、その他重要物件を警戒すること。