○邑智郡総合事務組合公文例規程
平成30年3月30日
邑智郡総合事務組合訓令第4号
(趣旨)
第1条 この規程は、公文書に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において「公文書」とは、次に掲げるもののほか、職員がその職務権限に基づいて作成する文書及び図画をいう。
(1) 法規文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条及び第16条の規定により、議会の議決を経て制定し、管理者が公布するもの
イ 規則 法第15条及び第16条の規定により、管理者が制定し、公布するもの
(2) 議案書及び専決処分書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 議案書 管理者が、議会の議決を経なければならない事件について、議会の審議を求めるために提出するもの
イ 専決処分書 法第179条第1項又は第180条第1項の規定により、管理者が議会に代わってその議決すべき事件を処分するもの
(3) 告示文書 法令、条例等の規定又は職権に基づいて処分し、又は決定した事項その他一定の事項を広く一般の住民に公示するために作成する文書
(4) 令達文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 訓令 管理者が、その指揮監督権に基づき、所管の機関又は職員に対し、権限の行使について指揮するために発する命令で基本的事項を内容とするもの
イ 通達 特定の職にある者が、その職務権限に基づき、又は管理者の命により、所管の機関又は職員に対し、職務執行上の細目的事項、法令の解釈、行政運営の方針等を指示し、又は命令するもの
ウ 指令 個人、団体、所管の機関等からの申請、出願その他の要求に基づいて許可、認可、不許可等の処分をし、又は指示するもの及び職権で、これらの者に対し、特定の事項を命令し、禁止し、若しくは指示し、又は既に与えた許可、認可等の処分を取り消すもの
(5) 争訟文書 行政不服審査法(平成26年法律第68号)又はこれを準用する他の法令の規定に基づき作成する文書及び訴状、準備書面等の訴訟に関する文書
(6) 契約文書 売買、交換、使用貸借、賃貸借、請負、委託、委任その他契約に係る契約書、協定書、覚書、請書、委任状その他これらに類する文書
(7) 普通文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 照会 職務を執行するため、行政機関、個人又は団体に対して問い合わせるもの
イ 回答 照会、依頼又は協議に対し、答えるもの
ウ 諮問 所管の機関に対し、所定の事項について意見を求めるもの
エ 答申 諮問を受けた機関が、その諮問に対して意見を述べるもの
オ 申請又は願 所管の機関に対し、許可、認可、補助等の処分その他一定の行為を求めるもの
カ 進達 経由すべきものとされている申請書、願書、報告書その他の書類を国、県等に取り次ぐもの
キ 通知又は通報 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事実、処分又は意思を知らせるもの
ク 報告 国、県、委任者等に対し、一定の事実、経過等を知らせるもの
ケ 依頼 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項を頼むもの
コ 協議 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項について相談するもの
サ 届出 一定の事項を行政機関に届け出るもの
シ 勧告 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項を申し出てある処置を勧め、又は促すもの
ス その他 請求し、督促し、又は建議するもの
(8) 賞状、表彰状、感謝状、証明書その他前各号に掲げる文書以外のもの
(公文書の原則)
第3条 公文書は、次に掲げる基準に基づいて作成しなければならない。
(1) 施策の内容に対して、表現が適確であること。
(2) 法令及び条理に適合していること。
(3) 文書としての形式が整っていること。
(4) 分かりやすく、品位があること。
(用字、用語及び文体)
第4条 公文書に用いる漢字、仮名遣い及び送り仮名については、それぞれ常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、公用文における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)によるものとする。
2 公文書の用語については、おおむね次の基準による。
(1) 専門用語はなるべく用いないで、易しい言葉を用いること。
(2) 外来語は、日常使われているものを用いること。日常使われていない外来語を用いるときは、注釈を付けること。
(3) 名あて人に付ける敬称は、原則として「様」を用いること。
(4) 古い言葉及び硬い表現を避け、日常使い慣れている言葉及び表現を用いること。
(5) あいまいな言葉を避け、具体的な言葉を用いること。
(6) 回りくどい表現を避け、簡潔な表現を用いること。
(7) 高圧的な言葉及び表現を避け、相手の気持ちを考えて、分かりやすく親しみのある言葉及び表現を用いること。
3 公文書の文体については、おおむね次の基準による。
(1) 文体は、原則として「ます」体を用いること。ただし、法規文書、議案書(提案理由の部分を除く。)、専決処分書、告示文書、令達文書(訓令に限る。)、契約文書等は、様式の部分を除き、「である」体を用いること。
(2) 文章は、なるべく区切って短くすること。
(3) 文の飾り、あいまいな言葉、まわりくどい表現等はなるべく用いないで、簡潔かつ論理的な文章とすること。
(4) 内容に応じて箇条書の方法を取り入れ、一読して理解しやすい文章とすること。
(左横書きの原則)
第5条 公文書の書き方は、邑智郡総合事務組合文書の左横書き実施に関する要領(平成26年邑智郡総合事務組合訓令第3号)に規定する左横書きとする。ただし、次に掲げるものについて作成する公文書は、この限りでない。
(1) 法令の規定により縦書きと定められているもの
(2) 他の官公署が縦書きと定めたもの
(3) 賞状、祝辞その他これらに類するもののうち縦書きが適当と認められるもの
(4) その他特に縦書きが適当と認められるもの
(形式)
第6条 公文書の形式については、おおむね別記の基準による。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成30年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の際現に存する様式は、これを補って使用することができる。
別記(第6条関係)
目次
第1 法規文書の形式
1 条例
(1) 新たに制定する場合
ア 本則が項のみからなる場合【例1】
イ 本則が2つ以上の条からなる場合【例2】
(2) 全部を改正する場合【例4】
(3) 一部を改正する場合
ア 1つの条例の一部を改正する場合【例5】
イ 2つ以上の条例の一部を1つの条例で改正する場合【例6】
ウ 題名、目次及び条文を改正し、追加し、又は削除する場合
(ア) 題名を改正する場合【例7・例8】
(イ) 目次を改正する場合【例9・例10】
(ウ) 条文を改正する場合【例11―例15】
(エ) 条文を追加する場合【例16―例24】
(オ) 条文を削除する場合【例25―例28】
(4) 廃止する場合【例29・例30】
(5) 附則を規定する場合
ア 施行期日を規定する場合【例31―例36】
イ 既存の条例の改廃を規定する場合【例37】
ウ 経過措置を規定する場合【例38・例39】
(6) 条例の公布文及び条例番号【例40】
(7) 条例の提案理由【例41】
2 規則
第2 議案書及び専決処分書の形式【例42―例52】
第3 告示文書の形式
1 規程形式による場合
(1) 新たに制定する場合【例53】
(2) 一部を改正する場合【例54】
(3) 廃止する場合【例55】
(4) 公示する場合【例56・例57】
第4 令達文書の形式
1 訓令
(1) 規程形式による場合【例58―例60】
第5 普通文書の形式【例61】
■例文表記における注記
1 「×」印は、1字分空けることを示す。
2 「・・・・・・・」印は、1行分空けることを示す。
3 「△△」印は、元号を示す。
第1 法規文書の形式
1 条例
(1) 新たに制定する場合
ア 本則が項のみからなる場合
例1
備考
1 題名は、内容を適確に表現するものであって、なるべく簡単なものにすること。
2 題名が2行以上にわたる場合における2行目以下の初字は、1行目と同じく4字目とすること。
3 本則は、内容の短いもののほかは、例2、例3のように条を分けること。
イ 本則が2つ以上の条からなる場合
例2
備考
1 本則は、おおむね次の順により規定すること。
(1) 総則的規定
(2) 実体的規定
(3) 雑則的規定
(4) 罰則規定
2 条文の数が多い場合は、各条にその内容を簡単に表す見出しを付けること。ただし、連続する2つ以上の条文が同じ範囲の事項を規定している場合は、前の条にまとめて見出しを付けること。
3 条又は項に号を設け、及び号を細別する場合は、次の例によること。
例3
備考
1 条文の数の多いもので、章、節、款等に分けた場合は、目次を付けること。
2 目次中括弧書きの条文が3条以上の場合は「―」で、2条の場合は「・」でつなぐこと。
3 附則が1項のみの場合は、見出し及び項番号を付けないこと。
(2) 全部を改正する場合
例4
備考 条例を全部改正する場合の形式は、「当該条例の全部を改正する」旨の制定文を置くことを除き、すべて条例を新たに制定する場合の形式によること。
(3) 一部を改正する場合
ア 1つの条例の一部を改正する場合
例5
イ 2つ以上の条例の一部を1つの条例で改正する場合
例6
備考
1 共通の動機に基づいて2つ以上の条例を1つの条例で改正する場合の題名は、原則として「○○○条例等の一部を改正する条例」とすること。
2 2つ以上の条例を1つの条例で改正する場合は、原則として条例の公布年月日の順に規定すること。
ウ 題名、目次及び条文を改正し、追加し、又は削除する場合
(ア) 題名を改正する場合
a 題名の全部を改正する場合
例7
b 題名の一部を改正する場合
例8
(イ) 目次を改正する場合
例9
備考 目次中括弧内の条名だけを改める場合は、例10によること。
例10
(ウ) 条文を改正する場合
a 条の全部を改正する場合
例11
b 項の全部を改正する場合
例12
c 号の全部を改正する場合
例13
d ただし書の全部を改正する場合
例14
e 字句を改正する場合
例15
(エ) 条文を追加する場合
a 条を追加する場合
(a) 条と条の間に条を追加する場合
例16
例17
備考 例17は、他の条の名称の変更を避ける必要がある場合に用いること。
(b) 末尾に条を追加する場合
例18
(c) 既存の章、節等の最初又は最後に条を追加する場合
例19
b 項を追加する場合
(a) 冒頭に項を追加する場合
例20
(b) 末尾に項を追加する場合
例21
(c) その他
例16に準ずる。
c 号を追加する場合
例16、例17、例20及び例21に準ずる。
例22
例23
e 字句を追加する場合
例24
(オ) 条文を削除する場合
a 条の全部を削除し、条を繰り上げる場合
例25
例26
備考 例26は、他の条の名称の変更を避ける必要がある場合若しくは条の序列の変更が困難な場合に用いること。
b 項の全部を削除する場合
例25に準ずる。
c 号の全部を削除する場合
例25及び例26に準ずる。
例27
e 字句を削除する場合
例28
(4) 廃止する場合
例29
例30
備考
1 共通の動機に基づいて2つ以上の条例を1つの条例で廃止する場合の題名は、原則として「○○条例等を廃止する条例」とすること。
2 2つ以上の条例を1つの条例で廃止する場合は、原則として条例の公布年月日の順に規定すること。
(5) 附則を規定する場合
附則は、おおむね次の順序により規定すること。
1 施行期日
2 他の条例の廃止
3 経過措置
4 他の条例の改正
ア 施行期日を規定する場合
例31
備考 例31は、当該条例の内容をあらかじめ住民に周知させておく必要がある場合は、用いないこと。
例32
例33
例34
例35
例36
備考 例35及び例36は、当該条例を遡及して適用する場合に用いるものであるが、当該条例の内容が住民の既得の権利等を侵害し、又は住民に新たな義務を課するものである場合は、用いることができないこと。
イ 既存の条例の改廃を規定する場合
例37
備考 例37は、当該条例の制定に伴って既存の条例を廃止し、又は改正する必要が生じた場合に用いること。
ウ 経過措置を規定する場合
例38
例39
(6) 条例の公布文及び条例番号
例40
備考 条例番号は、暦年による一連番号とすること。
(7) 条例の提案理由
例41
備考
1 条例案(専決処分するものを除く。)には、その末尾に、例40のように簡潔な提案理由を記載すること。
2 提案理由について、議案説明資料等を提出して口頭にて詳細な説明をする場合は、「口頭により説明する」と記載する。
2 規則
条例に準ずる(例41を除く。)。
第2 議案書及び専決処分書の形式
例42(条例案の場合)
例43(予算案の場合)
備考 補正予算案の場合は「△△○年度邑智郡総合事務組合○○会計補正予算(第○号)」とする。
例44(工事請負契約の場合)
例45(財産取得の場合)
備考
1 例45は、財産の処分のときは、該当事項を変更して用いる。
2 財産となる土地、建物、有価証券等の物件に応じた記載とする。
例46(○○○委員の選任の場合)
備考 議会の同意を要する人事案件については、法令、条例、規則等に規定する当該委員の選任に関する規定に基づき行う。
例47(決算の認定の場合)
備考 議案番号の表示は、「認定第○号」とする。
例48(専決処分の承認、条例の場合)
例49(専決処分の承認、予算の場合)
例50(専決処分の承認、工事請負契約の場合)
備考 例48、例49、例50は、議案書に専決処分書(写)を添付する。
例51(専決処分書、条例、予算等の場合)
例52(専決処分書、工事請負契約の場合)
第3 告示文書の形式
次の例53から例55までに定めるもののほかは、条例に準ずる。
告示番号は、暦年による一連番号とする。
1 規程形式による場合
(1) 新たに制定する場合
例53
(2) 一部を改正する場合
例54
(3) 廃止する場合
例55
(4) 公示する場合
ア 条例の公布
例56
備考 条例の公布、告示は、末尾に管理者が署名しなければならない。
イ 規則、規程、予算、決算等の公表
例57
備考
1 予算の場合は、「○○予算を定めたので」とし、決算の場合は「○○決算の認定を受けたので」とする。
2 例57は、末尾に管理者名を記入して管理者印を押さなければならない。
第4 令達文書の形式
1 訓令
次の例58から例60までに定めるもののほかは、条例に準ずる。
訓令番号は、暦年による一連番号とする。
(1) 規程形式による場合
例58
例59
例60
第5 普通文書の形式
例61
備考
1 当該文書が事務連絡等の簡易なものであるときは、文書記号は省略できる。
2 標題は、一見して文書の趣旨が分かるように簡潔なものを付けること。
3 「記」を用いる場合は「下記のとおり」を本文中に記載する。
4 文書の余白は、おおむね上25～30mm、左右20～25mm、下20～25mmとし、全体の文章配置を考慮し、見やすい、読みやすいものとする。
5 項目を記載する場合は、「記」をセンターに記載し、項目の書き出しの文字は何文字目からでもよい。